Czy wszystkie pomieszczenia w zakładzie pracy można objąć monitoringiem wizyjnym?

Monitoring wizyjny w zakładzie pracy został uregulowany w art. 22[2] Kodeksu pracy jako fakultatywna możliwość jego wprowadzenia, w sytuacji gdy jest to niezbędne  do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Wówczas pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu. 

Na uwadze należy mieć właściwe rozmieszczenie kamer na terenie zakładu pracy. Ustawodawca wprowadził zakaz monitoringu pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, oraz pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni.  

Co w przypadku, gdy pracodawca zdecyduje się jednak na monitoring jednego z ww. pomieszczeń, np. stołówki? Zakaz ten ma charakter bezwzględny wyłącznie w przypadku pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Monitorowanie pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni jest bowiem dopuszczalne, w sytuacji gdy  jest niezbędne do realizacji celu wskazanego w pierwszym akapicie niniejszego artykułu i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. 

Zatem, decydując się na wprowadzenie monitoringu wizyjnego, pracodawca powinien mieć na uwadze właściwe rozmieszczenie kamer na terenie zakładu pracy. Ulokowanie kamer w miejscach, w których pracownik ma prawo oczekiwać poszanowania prywatności, byłoby z całą pewnością sprzeczne z zasadą proporcjonalności przetwarzania danych osobowych. 

Warto zwrócić uwagę, że monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy. 

Zdaniem Grupy Roboczej art. 29 ds. Ochrony Danych Osobowych łazienki, szatnie oraz toalety są to miejsca przeznaczone do osobistego użytku pracowników, dlatego nie powinny być objęte monitoringiem wizyjnym. 

Natomiast stołówki czy palarnie to również miejsca nieprzeznaczone do wykonywania pracy, ale tam rozmieszczenie kamer przez pracodawcę nie jest tak dotkliwe dla pracownika, jak w przypadku szatni czy toalety.  Tutaj ich zasadność zamontowania można rozważyć w kontekście przesłanki niezbędności ze względów bezpieczeństwa. 

Ważne, aby w przypadku ewentualnego zarzutu ze strony pracownika potrafić udowodnić, że takie działanie było niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. 

Podejmując decyzję o objęciu monitoringiem pomieszczenia jakim jest stołówka lub szatnia, pracodawca powinien: 

1. Zamieścić kamery w odpowiedni sposób, aby obraz obejmował ogół pomieszczenia; 
2. Oznaczyć obszar monitorowany poprzez zamieszczenie przed wejściem odpowiednich tablic informacyjnych; 
3. Sporządzić aneks do regulaminu pracy z określeniem celu i sposobu wprowadzenia monitoringu oraz poinformować pracowników nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem; 
4. Przekazać pracownikom przed ich zatrudnieniem informację o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu – zgodnie z treścią rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej –  potwierdzenie przekazania pracownikowi powyższej informacji powinno znaleźć się w aktach osobowych pracownika; 
5. Przechowywać nagrania do 3 miesięcy; 
6. Zaktualizować ocenę skutków monitoringu, jeżeli wcześniej była sporządzona w stosunku do konkretnych pomieszczeń.