Dokumentacja pracownicza – co powinien, a czego nie powinien pracodawca?

Pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). Ten przepis nakłada na pracodawcę szereg obowiązków w zakresie tego, co powinno się w takiej dokumentacji znaleźć.  

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, akta osobowe pracownika składają się z czterech części i obejmują:  

• Dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich,  
• Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,  
• Dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy,  
• Dokumenty związane z ponoszenie przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach.  

Dodatkowo pracodawca prowadzi dokumentację związaną z ewidencją czasu pracy, wnioski pracownika dotyczące czasu pracy, urlopu wypoczynkowego, listę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.  

Zasada minimalizacji danych wyrażona w art. 5 lit. C RODO 

Administrator danych osobowych, w tym przypadku pracodawca, powinien przetwarzać dane osobowe ograniczone do niezbędnego minimum do celu, w którym są przetwarzane.  

Zgodnie z treścią ww. rozporządzenia, w aktach osobowych pracowników prowadzonych w postaci papierowej powinny zostać gromadzone jedynie kopie dokumentów, które są dostarczane przez pracownika w ramach onboardingu czy też w trakcie trwania stosunku pracy lub odpisy tych dokumentów. W związku z tym, pracodawca ma prawo dokonywać kopii i przechowywać takie dokumenty jak np. świadectwo pracy, dyplom ukończenia studiów wyższych, certyfikaty/zaświadczenia potwierdzające umiejętności i kompetencje pracownika etc. Natomiast oryginałów takich dokumentów pracodawca może żądać jedynie do wglądu.  

Niejednokrotnie pracodawcy mają potrzebę zweryfikowania poprawności danych osobowych, które przekazuje pracownik, czy też weryfikacji stanu faktycznego na potrzeby udzielenia określonych świadczeń. W związku z tym, często pojawia się pokusa pozyskiwania kopii dodatkowych dokumentów, takich jak dowód osobisty, paszport, prawo jazdy czy też akt zgonu, akt urodzenia dziecka lub akt małżeństwa – w związku z wnioskiem o udzielnie urlopu okolicznościowego.  

W tym miejscu należy podkreślić, że sporządzanie i przechowywanie kopii takich dokumentów, które z reguły zawierają dużo szerszy zakres danych osobowych o pracowniku niż ten, który realnie pozostaje niezbędny dla pracodawcy, stanowi działanie niezgodne z zasadą minimalizacji danych, a także prowadzi do przetwarzania przez pracodawcę danych bez właściwej podstawy prawnej. W związku z tym pracodawca w razie uzasadnionej potrzeby może jedynie żądać okazania ww. dokumentów do wglądu w celu zweryfikowania poprawności danych oraz oświadczeń pracownika.  

Warto jednak zwrócić uwagę na fakt, że zakres dokumentacji gromadzonej w aktach pracownika będącego cudzoziemcem jest rozszerzony. Pracodawca może przechowywać w jego aktach osobowych kopie takich dokumentów jak paszport, wiza, czy też dokumentów potwierdzających legalność pobytu i zatrudnienia pracownika będącego cudzoziemcem.