Jak wypowiedzieć umowę o pracę pracownikowi świadczącemu pracę zdalnie?

Praca zdalna nie jest rozwiązaniem nowym, czy powstałym w odpowiedzi na kryzys związany z pandemią COVID-19. Regulacje z zakresu świadczenia telepracy są znane polskiemu ustawodawcy już od niemal 50 lat. W tym okresie nastąpił znaczący postęp w technologii wykorzystywanej przez pracowników podczas zdalnej pracy. Przez upowszechnienie nowych sposobów komunikacji na odległość, niektórzy pracodawcy zdecydowali się na zrezygnowanie z wynajmowanych powierzchni i wysłanie pracowników do domu aby tam mogli kontynuować świadczenie stosunku pracy. 

Taka decyzja wiąże się z licznymi konsekwencjami w zakresie prawa pracy. W celu zminimalizowania ryzyka występowania wątpliwości w kwestii sposobu wykonywania takiej pracy, zaleca się przedstawienie regulaminu pracy zdalnej. Określać on powinien godziny, w jakich pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy oraz kanały zdalnej komunikacji między stronami. Nadal jednak pozostaje pytanie, w jakiej formie należy wypowiedzieć umowę o pracę takiemu pracownikowi. 

Przede wszystkim Kodeks pracy (dalej też: KP) wyróżnia cztery sposoby rozwiązania umowy o pracę: na mocy porozumienia stron, przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem), przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia) oraz z upływem czasu na który była zawarta. Z praktycznego punktu widzenia, najwięcej niejasności pojawia się przy rozwiązywaniu umów o pracę bez wypowiedzenia. Zgodnie z przepisem art. 30 § 3 i 4 KP nałożone zostały na pracodawcę dodatkowe obostrzenia w celu ochrony praw słabszego ekonomiczne pracownika. Pracodawca zobowiązany jest dokonać wypowiedzenia na piśmie oraz wskazać przyczyny uzasadniające. W kwestii uzasadnienia, pozostaje ono niezmienne zarówno dla pracowników stacjonarnych jak i wykonujących pracę zdalnie. Inaczej sytuacja wygląda z koniecznością dochowania formy pisemnej. W tym miejscu po wyjaśnienie należy sięgnąć do Kodeksu cywilnego, a dokładnie art. 78 § 1, który stanowi, że do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Ponadto pracodawca zachowa formę pisemną, jeśli złoży oświadczenie woli o wypowiedzeniu stosunku pracy w postaci elektronicznej i opatrzy go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Czy to oznacza, że wypowiedzenie umowy o pracę za pośrednictwem poczty elektronicznej jest skuteczne? 

Odpowiedź brzmi tak, co potwierdził również Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 24 sierpnia 2009 roku o sygn. akt I PK 58/09. Jednak do osiągnięcia skuteczności takiego oświadczenia konieczne jest spełnienie przesłanki własnoręcznego podpisu. Należy pamiętać, że skan czy kopia dokumentu zawierającego wypowiedzenie i podpis pracodawcy nie spełnia tej przesłanki. Rozwiązaniem jest wspomniany wyżej kwalifikowany podpis elektroniczny, który w doktrynie jest definiowany jako bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany kwalifikowanym certyfikatem, i który wywołuje skutki prawne tożsame dla podpisu własnoręcznego. W sytuacji, w której pracodawca zdecyduje się jednak na wypowiedzenie umowy bez wykorzystania podpisu, o którym mowa wyżej, musi liczyć się z konsekwencjami prawnymi. Takie oświadczenie woli nadal będzie skutecznie złożone, jednak pracownikowi będzie przysługiwało roszczenie o uznanie za bezskuteczne wypowiedzenia umowy o pracę, o przywrócenie do pracy oraz o odszkodowanie. Decyzja o tym, czy zdecyduje się na wniesienia powództwa do sądu pracy należy już tylko i wyłącznie do niego. 

Innym rozwiązaniem, również powszechnie wykorzystywanym w praktyce, jest nadanie dokumentu zawierającego wypowiedzenie i własnoręczny podpis pracodawcy pocztą tradycyjną. Wypowiedzenie umowy o pracę jest uznawane za prawidłowo doręczone, w momencie odbioru przesyłki przez adresata lub inną osobę do tego upoważnioną. W związku z tym, najlepszym sposobem jest nadanie przesyłki poleconej za potwierdzeniem odbioru. W przypadku braku odbioru takiego listu, co do zasady uznaje się, że została ona doręczona po jej drugim awizowaniu przez pocztę. Jednak należy pamiętać, że na podstawie ustawy o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2, jeśli termin pism podlegających doręczeniu za potwierdzeniem odbioru określony w zawiadomieniu o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru przypadał w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie można go uznać za doręczone. 

Podsumowując, szybki rozwój technologii porozumiewania się na odległość pozwala wprowadzać coraz to nowsze rozwiązania ułatwiające wykonywanie swoich obowiązków zarówno pracownikom jak i pracodawcom. Rozwiązania te w szczególności wykorzystywane są w dobie pandemii koronawirusa i ograniczonej mobilności. W tym wszystkim należy jednak pamiętać, aby rozwiązanie stosunku pracy zawsze następowało zgodnie z przepisami Kodeksu pracy oraz z poszanowaniem praw obu stron.