Praca zdalna

Od 7 kwietnia 2023 r. do Kodeksu pracy wprowadzono zmiany dotyczące pracy zdalnej. Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Taka jest kodeksowa jej definicja. Pod rozwagę należy poddać możliwość świadczenia pracy w takiej formie w salonach i serwisach u dealerów. Nie każda bowiem grupa pracowników kwalifikuje się na taką formę wykonywania obowiązków. W szczególności nie będzie to możliwe dla pracowników serwisu, którzy muszą mieć bezpośredni kontakt zarówno z pojazdem, jak i klientem. Podobnie doradcy sprzedaży czy osoby pracujące na recepcji, do których obowiązków należy przede wszystkim kontakt z klientem stały, codzienny. W zasadzie można odnieść wrażenie, że praca zdalna nie będzie dotyczyła dealerów samochodowych, ale czy na pewno?

Pracownicy „back office”, wykonujący czynności stricte administracyjne, doradcze, księgowe mogą mieć chęć skorzystać z nowych rozwiązań, jakie przewiduje już aktualne prawo pracy. Zdecydowanie najlepiej będzie wśród tej branży wprowadzenie pracy zdalnej w formie porozumienia z pracownikiem, a nie do regulaminu pracy i tworzenie odrębnego regulaminu pracy zdalnej, który w dodatku powinien zostać uzgodniony z przedstawicielem pracowników lub zakładową organizacją związkową. Mamy zatem wybór: regulamin pracy zdalnej lub porozumienie z grupą pracowników lub danym pracownikiem.

Jaką treść należy ustalić w porozumieniu? Wskazujemy: grupę pracowników lub porozumienie zawieramy z konkretnym pracownikiem, zasady: pokrywania przez pracodawcę kosztów, zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, porozumiewania się pracodawcy i pracownika (np. poprzez teams, skype lub inny komunikator), kontroli wykonywania pracy np. potwierdzania obecności, rozliczania za wykonanie zadań, zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych oraz zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Należy pamiętać, że pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być w żaden sposób z tego powodu dyskryminowany. Co więcej, odmowa wyrażenia zgody przez pracownika na zmianę warunków wykonywania pracy zdalnej, wniosek o pracę zdalną czy zaprzestanie pracy zdalnej nie może być przyczyną uzasadniającą wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę.

Kolejna bardzo istotna kwestia to uprzywilejowana przez ustawodawcę grupa pracowników, dla której pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek tj.  pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności. Ale czy zawsze? Nie, pracodawca może odmówić uwzględnienia wniosku od takiego pracownika również, gdy nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Ważne, by o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca poinformował pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Warto wspomnieć, że zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Odnosząc się zaś do wszelkich wniosków dotyczących pracy zdalnej, ich forma powinna być pisemna, w postaci papierowej lub elektronicznej.

Jeżeli nie zdecydujemy się na pracę zdalną dla określonej grupy pracowników, pamiętajmy, że nowością zarówno dla pracodawcy, jak i pracowników jest wniosek o pracę zdalną okazjonalną, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym, czyli od 1 stycznia do 31 grudnia każdego roku. Okres maksymalny może być wykorzystany jednorazowo lub dzielony na części, stosownie do wniosku pracownika i zgody pracodawcy. Tutaj nie musimy mieć porozumienia, ale zdecydowanie pożądane jest jego sporządzenie i uregulowanie istotnych zasad pracy poza biurem. Kontrola pracy zdalnej okazjonalnej, kontrola w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrola przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, odbywa się na zasadach ustalonych z pracownikiem. Spisując więc takie porozumienie, możemy w nim wszystko zawrzeć.

Podsumowując, żaden przepis nie nakłada na pracodawcę obowiązku wprowadzania pracy zdalnej, czy pracy zdalnej okazjonalnej. W takim przypadku pracodawca nie musi wprowadzać żadnych regulacji dotyczących pracy zdalnej. Jednak, jeżeli się zdecyduje należy dochować formalności wynikających z Kodeksu pracy i przygotować następujące druki i oświadczenia: porozumienie,  wniosek o pracę zdalną,  oświadczenie pracownika o posiadaniu warunków do pracy zdalnej, oświadczenie RODO, zasady BHP, ocenę ryzyka zawodowego na stanowisku pracy, oświadczenie o poufności. Przykładowe oświadczenie RODO: