Rozliczenia z Tarczy PFR czas zacząć. Część II

Wcześniej omawiałem kwestie związane z zasadami i terminami rozliczeń oraz zasadami umorzenia otrzymanego dofinansowania. Teraz skoncentruje się na analizie potencjalnych kontroli. Podpowiem także, jak prawidłowo przygotować do nich swoje przedsiębiorstwo i pracowników. 

Źródła informacji PFR

PFR prowadzi ewidencję beneficjentów programu oraz monitoring udzielonego im wsparcia finansowego oraz jego wydatkowania. W tym zakresie może pozyskiwać informacje od innych instytucji i organów, a w szczególności od: Krajowej Izby Rozliczeniowej, banków i instytucji finansowych, ZUS, Ministra Rozwoju i Ministra Finansów, Krajowej Administracji Skarbowej, czy Krajowego Rejestru Sądowego.

Z przekazywanych informacji wynika, że przedmiotem weryfikacji będzie, obok prawidłowości wykorzystania środków, stwierdzenie czy beneficjent kwalifikował się do otrzymania pomocy oraz czy złożone przez niego oświadczenia w zakresie wniosku były zgodne z prawdą.

Trzy etapy kontroli

W świetle danych komunikowanych przez PFR, kontrola odbywać się będzie w trzech fazach i będzie polegać na dokonaniu konkretnych czynności sprawdzających:

1. kontrola informacji i oświadczeń złożonych we wniosku oraz możliwości skorzystania z Tarczy,
2. kontrola wykonania umowy o subwencję oraz regulaminu programu,
3. kontrola prawidłowości wydatkowania, rozliczenia i złożenia oświadczenia o rozliczeniu.

Co stanowić będzie przedmiot kontroli ?

A. informacje dotyczące statusu przedsiębiorstwa:

• to jest czy stanowiło ono mikroprzedsiębiorstwo, małe lub średnie przedsiębiorstwo na dzień 31 grudnia 2019 r.

Pamiętać należy tu o obowiązkach w zakresie doliczenia do danych beneficjenta danych o zatrudnieniu obrocie i sumie bilansowej przedsiębiorstw z nim powiązanych (w całości) oraz częściowo również danych przedsiębiorstw partnerskich (proporcjonalnie do procentowego udziału w kapitale lub prawach głosu).

Co do zasady przedsiębiorstwem samodzielnym będzie tylko przedsiębiorstwo, które posiada mniej niż 25 % kapitału lub głosów w innych przedsiębiorstwach a inne przedsiębiorstwa posiadają mniej niż 25 % kapitału lub głosów w tym przedsiębiorstwie,

B. oświadczenie o nieprzekroczeniu limitu pomocy dla przedsiębiorców de minimis (w większości przypadków limit wynosi 800.000 euro),

C. zadeklarowany spadek obrotów o co najmniej 25% w dowolnym miesiącu kalendarzowym po 1 lutego 2020 r. w porównaniu do poprzedniego miesiąca kalendarzowego lub analogicznego miesiąca kalendarzowego ubiegłego roku w związku z zakłóceniem funkcjonowania gospodarki w wyniku Covid. PFR zwracać może uwagę na przyczynę spadków, dlatego warto zebrać zindywidualizowane dowody dla danej branży i zadbać o wykazanie związku z Covid,

D. upoważnienia osoby składającej wniosek w imieniu przedsiębiorcy do złożenia takiego wniosku.

• Do 31 grudnia 2020 r. przedsiębiorcy byli zobowiązani dostarczyć do Banku pełnomocnictwo dla osoby składającej wniosek (jeśli pełnomocnictwo udzielone przed wnioskiem) lub uznanie czynności pełnomocnika (jeśli przed wnioskiem nie udzielono pełnomocnictwa) na określonym przez PFR wzorze.
• Dodatkowo przedsiębiorcy zobowiązani byli do przedstawienia dokumentów rejestrowych z KRS lub CEiDG. Jeśli umocowanie wynikało z samej dokumentacji (np. właściciel składający oświadczenie dla firm jednoosobowych albo upoważniony do jednoosobowej reprezentacji członek zarządu), to wystarczające było dostarczenie samych dokumentów rejestrowych.

E. Uzyskanie przez przedsiębiorcę zgód na zawarcie umowy (np. wymagana uchwała wspólników lub organu spółki albo zgoda małżonka w przypadku osób fizycznych).

F. sposób wydatkowania środków. Zgodnie z wytycznymi PFR środki z subwencji finansowej otrzymanej z PFR mogły zostać przeznaczone przez Beneficjenta wyłącznie na:

• pokrycie kosztów  prowadzonej  działalności  gospodarczej,  w  tym:  wynagrodzeń pracowników,  kosztów  zakupu  towarów  i  materiałów,  kosztów  usług  obcych, bieżących kosztów obsługi finansowania zewnętrznego, kosztów najmu (lub innych umów o podobnym charakterze) nieruchomości wykorzystywanych do prowadzenia działalności  gospodarczej,  wszelkich  należności  o  charakterze  publicznoprawnym, zakupu  urządzeń  i  innych  środków  trwałych  niezbędnych  do  prowadzenia działalności gospodarczej, jednakże z wyłączeniem przeznaczenia tych środków na nabycie (przejęcie) w sposób bezpośredni lub pośredni innego podmiotu;
• przedterminową spłatę  kredytów,  z  zastrzeżeniem,  że  na  ten  cel  może  być przeznaczone maksymalnie 25% kwoty Subwencji Finansowej.

Konsekwencje nieprawidłowości w dokumentacji i sankcje

Jeżeli PFR stwierdzi nieprawidłowości wiązać się to może z wydaniem decyzji obligującej do zwrotu całości lub części subwencji. W takim przypadku subwencja staje się wymagalna w terminie 14 dnia roboczych od dnia udostępnienia beneficjentowi informacji o decyzji PFR w tym zakresie.

Lojalność wobec banku za pośrednictwem którego złożono wniosek

Przedsiębiorca nie może rozwiązać z Bankiem umowy o prowadzenie rachunku bankowego, na który wpłynęły środki. Nie może również dokonać jakichkolwiek czynności, aby nie dać Bankowi uprawnienia do wypowiedzenia którejkolwiek z tych umów. Jeśli dojdzie do rozwiązania umowy ze strony banku, to przedsiębiorca zobowiązany jest zawrzeć niezwłocznie inną umowę i zawiadomić PFR o zmianie. Inaczej PFR może wypowiedzieć umowę subwencji, co będzie wiązało się z koniecznością jej zwrotu.

Obowiązek informacyjny. PFR chce wiedzieć więcej

Przedsiębiorca zobowiązany jest także do informowania PFR o wszelkich okolicznościach mających wpływ na realizację umowy, a w szczególności o swojej upadłości, restrukturyzacji lub o zaprzestaniu działalności. Okolicznością taką będzie także przekształcenie czy zmiana firmy. Brak zawiadomienia nie upoważnia jednak PFR do natychmiastowego wypowiedzenia umowy.

W jakim okresie przedsiębiorca może być kontrolowany

PFR ma prawo kontrolować przedsiębiorcę „do czasu całkowitego zwrotu subwencji”. W mojej ocenie należy rozumieć to w ten sposób, że PFR ma prawo kontrolować przedsiębiorcę do czasu całkowitej spłaty lub umorzenia należności.

Kontrola przez PFR ma mieć charakter wyrywkowy. Podmioty kontrolowane będą wyłaniane poprzez automat – tzw. system antyfraudowy, który analizował będzie dane ewidencjonowane prze PFR, ale także inne podmioty w tym KAS oraz być może nawet banki, w zakresie wydatkowania środków.

Kontrola będzie skupiać się na weryfikacji oświadczeń, dokumentów i danych, ale wizyta u beneficjenta nie jest wykluczona, choć PFR nie posiada w tym zakresie uprawnień przysługujących organom administracyjnym i podatkowym. Zgodnie z zapowiedziami PFR, w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, nie będą od razu wydawane decyzje o zwrocie subwencji. W pierwszej kolejności PFR ma kierować do Beneficjentów wezwania do złożenia wyjaśnień w związku ze stwierdzonymi w ramach kontroli nieprawidłowościami i powziętymi wątpliwościami.

Okres rozliczenia uzyskanej z PFR subwencji zbliża się wielkimi krokami. W wielu przedsiębiorstwach z branży motoryzacyjnej uzyskane wsparcie wynosiło kilkaset tysięcy złotych, a wręcz dochodziło do maksymalnych 3,5 mln zł. Z uwagi na wysokie kwoty, jakie można z powodu nieprawidłowości stracić, warto już teraz dobrze się do tej kontroli przygotować. „Przezorny, zawsze ubezpieczony…”.

Artykuł ukazał się na stronie Instytutu Badań Rynku Motoryzacyjnego SAMAR.