Jak zweryfikować zagranicznego kontrahenta?

Weryfikacja kontrahenta zagranicznego

Przed nawiązaniem współpracy z zagranicznym podmiotem warto zweryfikować jego wiarygodność. Na zagranicznych rynkach często można spotkać nieuczciwe firmy próbujące wykorzystać barierę geograficzną aby np. uniknąć zapłaty za towar, czy podszyć się pod inny podmiot. Istnieje możliwość, że przedsiębiorstwo znajduje się w złej kondycji finansowej. Wiedza o przyszłym kliencie może pozwolić na zmniejszenie ryzyka nieotrzymania należnych pieniędzy za sprzedany towar lub wykonaną usługę. Poniżej kilka wskazówek, gdzie szukać informacji o potencjalnych kontrahentach.

1. Strona internetowa

Przy weryfikacji strony internetowej kontrahenta należy sprawdzić co najmniej:

• czy firma nie funkcjonuje pod domenami krajów egzotycznych;
• czy na stronie internetowej znajdują informacje o autorze strony;
• czy na stronie internetowej znajdują informacje o pełnej nazwie firmy, siedzibie, numerze w odpowiednim rejestrze przedsiębiorców;
• czy istnieje możliwość nawiązania łatwego kontaktu z przedstawicielami firmy – brak danych kontaktowych lub utrudniony kontakt z firmą powinny być sygnałem alarmowym;
• w przypadku prowadzenia sprzedaży internetowej sprawdzenie, czy zamieszczono na stronie regulamin zakupów.

2. Rejestry działalności gospodarczej w UE i krajach partnerskich

Od czerwca 2017 r. rejestry działalności gospodarczej we wszystkich państwach członkowskich UE są ze sobą zintegrowane. Dzięki temu można wyszukać informacje na temat spółek zarejestrowanych w dowolnym państwie UE, w Islandii, Liechtensteinie i Norwegii. Na europejskim portalu „e-Sprawiedliwość” znajdują się dane pochodzące z rejestrów handlowych wszystkich w/w państw: https://e-justice.europa.eu/content_business_registers_in_member_states-106-pl.do?clang=pl. Rejestry działalności gospodarczej przechowują i udostępniają informacje na temat podmiotów gospodarczych, takie jak ich status prawny, siedziby, wysokość kapitału, przedstawiciele prawni.

3. Europejski rejestr firm

Za pomocą internetowego narzędzia VIES (VAT Information Exchange System) można sprawdzić, czy dana firma jest zarejestrowana jako prowadząca handel na terytorium Unii Europejskiej. VIES umożliwia weryfikację numerów identyfikacyjnych VAT podmiotów gospodarczych zarejestrowanych w Unii Europejskiej dla potrzeb transakcji transgranicznych dotyczących towarów i usług. Zapytanie zostaje przekazane do odpowiednich krajowych baz danych, aby sprawdzić, czy dany numer jest tam zapisany. Jeśli tak – wyświetli się status „ważny”. Jeśli nie – wyświetli się status „nieważny”. Niektóre państwa członkowskie mogą również podawać nazwisko i adres powiązane z danym numerem VAT (w zależności od wewnętrznych przepisów dotyczących ochrony danych).

4. Sprawdzanie niewypłacalnego kontrahenta unijnego

Na europejskim portalu „e-Sprawiedliwość” uwidocznione są informacje na temat prowadzonych przez państwa członkowskie UE rejestrów niewypłacalności i upadłości: https://e-justice.europa.eu/content_insolvency_registers-110-pl.do. Można również przeszukać połączone rejestry upadłości: https://e-justice.europa.eu/content_interconnected_insolvency_registers_search-246-pl.do. Wyszukiwarka ta umożliwia znalezienie niewypłacalnych osób fizycznych i prawnych w Unii Europejskiej. Usługę tę udostępnia Komisja Europejska we współpracy z uczestniczącymi państwami członkowskimi. Nie wszystkie państwa UE są obecnie objęte tą usługą, jednak powinno to ulec zmianie do połowy 2019 r., kiedy to upływa termin na zapewnienie wzajemnego połączenia krajowych rejestrów upadłości za pośrednictwem europejskiego portalu „e-Sprawiedliwość”.

5. Przedstawicielstwo w Polsce

Warto sprawdzić, czy firma prowadzi przedstawicielstwa w Polsce. Rejestr takich podmiotów prowadzi Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii: https://mpit.bip.gov.pl/rejestry-mpit/rejestr-przedstawicielstw-przedsiebiorcow-zagranicznych.html.

Ponadto można skontaktować się z polską placówką dyplomatyczną w kraju, w którym działa potencjalny kontrahent. Instytucje te przekazują nieodpłatnie informacje dot. opinii o firmach z kraju swego urzędowania, jeżeli możliwe jest ich bezkosztowe pozyskanie z organów rejestrowych, izb gospodarczych, czy wywiadowni gospodarczych. Dodatkowo placówki rejestrują także firmy, które nie wywiązują się ze swoich zobowiązań wobec polskich partnerów.

6. Sprawdzenie wiarygodności firmy – multum możliwości

Możliwości zbadania wiarygodności kontrahenta jest wiele. Można zrobić we własnym zakresie lub skorzystać z usług wyspecjalizowanych jednostek np. z usług międzynarodowych wywiadowni gospodarczych, kancelarii, a nawet firm, które weryfikują kontrahentów bezpośrednio w miejscu prowadzenia przez nich działalności. Usługi te są  jednak płatne w zależności od zakresu żądanych danych.