Kasy fiskalne online także dla branży motoryzacyjnej

W 2019 roku na podstawie ustawy z dnia 15 marca 2019 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT) do polskiego porządku prawnego zostały wprowadzone kasy fiskalne online. Zgodnie z harmonogramem obowiązek posiadania nowych kas objął kilka branż, w tym motoryzacyjną, już od 1 stycznia 2020 roku. Obowiązek ma rozciągnąć się na wszystkich stopniowo do 2023 roku.

Czym są kasy fiskalne online?

Wprowadzenie nowego rodzaju kas fiskalnych ma na celu połącznie urządzeń z Centralnym Rejestrem Kas (CRK) prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (Szef KAS). Kasy mają pozostawać w stałym podłączeniu do sieci, dzięki czemu informacje o rejestrowanych transakcjach będą automatycznie przesyłane do CRK. Dane, o których mowa to w szczególności: paragony, raporty dobowe, dokumenty niefiskalne, nazwy sprzedanych produktów, dzień i godzina transakcji. Raportowanie danych ma następować co około 2 godziny. Poprawną instalacją kas fiskalnych zajmują się autoryzowane serwisy, które również dbają o prawidłowość przesyłania w/w danych. CRK odpowiada również za tzw. fiskalizację – to jest nadawanie kasom odpowiedniego numeru w celu ułatwienia przepływu informacji. Dla prawidłowego funkcjonowania kasy online potrzebują stałego połączenia z Internetem, dlatego to na właścicielach kas ciąży obowiązek zapewnienia nieprzerwanego dostępu do sieci internetowej.

Harmonogram

W pierwszej kolejności zgodnie z ustawą o VAT obowiązane do posiadania kas fiskalnych online są warsztaty samochodowe, punkty wulkanizacji oraz sprzedawcy paliwa. Kolejne branże zostaną objęte tym obowiązkiem już w lipcu 2020 roku. Poniżej dokładny harmonogram obowiązku wprowadzania nowych kas.

Od 1 stycznia 2020 roku zobowiązani do posiadania kas fiskalnych online są:

1. świadczący usługi naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów;
2. sprzedający benzynę silnikową, olej napędowy, gaz przeznaczony do napędu silników spalinowych.

Zakup kasy

Do tej pory po zakupie kasy z papierowym i elektronicznym zapisem kopii podatnicy mieli obowiązek dokonania zgłoszenia kasy do Urzędu Skarbowego w celu uzyskania numeru ewidencyjnego kasy. W przypadku kasy online fiskalizacja będzie prowadzona online przy pomocy serwisanta. Po połączeniu kasy do CRK do pamięci kasy zostanie wprowadzony NIP przedsiębiorcy oraz numer ewidencyjny kasy. Powyższe wprowadzenie będzie nieodwracalne.

Tak jak do tej pory na wymianę kasy przedsiębiorcom będzie przysługiwać ulga, w wysokości 90% jej wartości netto, jednakże maksymalnie może ona wynieść 700 zł. Warunkiem skorzystania z ulgi jest to, aby kasa została zakupiona w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania, posiadanie faktury na jej zakup oraz potwierdzenia, iż kasa spełnia wszelkie wymagania techniczne wskazane dla kas rejestrujących. Szczegóły skorzystania z ulgi określa rozporządzenie z dnia 29 kwietnia 2019 roku w sprawie odliczenia lub zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot.

Najem/dzierżawa/przekazanie kasy w użytkowanie

Zgonie ze znowelizowaną ustawą o VAT dopuszczono alternatywę do zakupu nowej kasy online na własność. Przedsiębiorcy zobowiązani do posiadania nowego rodzaju kas mogą nabyć ją w posiadanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu bądź innej umowy o podobnym charakterze. By skorzystać z powyższego rozwiązania kasy na dzień objęcia w posiadanie nie mogą posiadać pamięci fiskalnej. Powyższe rozwiązanie może okazać się szczególnie wygodne dla małych przedsiębiorców, którzy nie będą musieli od razu inwestować w zakup nowego rodzaju kas. Dodatkowo podmioty zajmujące się wydzierżawianiem, najmem bądź leasingiem kas często oferują obszerne pakiety które obejmują m.in. usługi serwisowe oraz wymaganą konserwacje.

Obowiązek przeprowadzania przeglądów

Właściciele kas fiskalnych online muszą pamiętać o obowiązkowych przeglądach, które należy wykonywać co najmniej co dwa lata. Powyższy termin biegnie od dnia dokonania fiskalizacji. Dodatkowo jeżeli kasa zostanie skradziona bądź utracona w jakikolwiek inny sposób przegląd powinien zostać wykonany każdorazowo po jej odzyskaniu. W razie nie wypełnienia wspomnianego obowiązku Naczelnik Urzędu Skarbowego może nałożyć na przedsiębiorcę karę w wysokości 300 zł.

Z obowiązku przeglądów kas zwolnieni są przedsiębiorcy w czasie, gdy ich działalność gospodarcza jest zawieszona, jednakże w przypadku wznowienia kasa powinna odbyć taki przegląd.

Pozostałe obowiązki

Poza obowiązkiem fiskalizacji oraz dokonywania regularnych przeglądów kas fiskalnych online przedsiębiorcy powinni pamiętać również o konieczność przechowywania raportów dobowych oraz miesięcznych oraz posiadania książki serwisowej urządzenia. Natomiast w związku z automatycznym przesyłaniem informacji o rejestrowanych transakcjach, przedsiębiorcy nie muszą przechowywać kopii paragonów dokumentujących wykonanie transakcji.

Nowe zasady wystawiania paragonów od 1 stycznia 2020 roku

Niezależnie od tego jaki rodzaj kas fiskalnych posiada dany przedsiębiorca od 1 stycznia br. obowiązują nowe zasady wystawiania paragonów oraz faktur. Do tej pory nic nie stało na przeszkodzie temu by przedsiębiorca pobrał paragon przy dokonywaniu zakupów a następnie do tego paragonu żądał wystawienia faktury. Według nowych przepisów będzie to możliwe tylko w sytuacji, gdy na paragonie będzie widniał numer ewidencyjny przedsiębiorcy – najczęściej będzie to numer NIP. Dokonując płatności, przedsiębiorca który w późniejszym czasie chciałby otrzymać fakturę musi zadbać o to, by na paragonie ten numer się pojawił, gdyż nie będzie mógł powołać się na fakt, iż osoba rejestrująca o te dane nie poprosiła. Do paragonu, który nie będzie posiadał numeru NIP nie będzie można wystawić faktury.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami obowiązkowi rejestracji transakcji za pośrednictwem kasy fiskalnej podlegają tylko transakcje dokonywane z osobą prywatną. W związku z tym przedsiębiorcy mogą również żądać wydania jedynie faktury.

Nowych zasad wystawiania paragonów nie stosuje się do transakcji zarejestrowanych przed 1 stycznia 2020 roku.

Podsumowanie

Celem wprowadzenia omówionej nowelizacji było przede wszystkim poprawa finansowej sytuacji państwa oraz uszczelnienie ściągalności podatku VAT. Co więcej, jest to kolejna reforma, która ma zwiększyć akceptację płatności bezgotówkowych oraz upowszechnienie paragonów elektronicznych. Obecnie obowiązkiem posiadania nowego typu kas jest tylko wąska grupa przedsiębiorców, jednakże założeniem nowelizacji jest wprowadzenie kas fiskalnych online dla wszystkich podmiotów dokonujących sprzedaży na rzecz osób prywatnych, dlatego już dziś warto przeanalizować dostępne na rynku możliwości. Jest to szczególnie istotne z uwagi na fakt, iż brak posiadania nowego rodzaju kasy w przypadku ustawowego obowiązku może wiązać się z nałożeniem kary w wysokości do 5 tys. złotych.