Kim jest Sygnalista? Nowe obowiązki przedsiębiorców

W poprzednim artykule wyjaśniliśmy kim jest sygnalista oraz przedstawiliśmy unijną dyrektywę, która wprowadza szereg rozwiązań prawnych mających na celu ochronę osób zgłaszających nieprawidłowości w organizacji. W kolejnym artykule dowiedzą się Państwo więcej o obowiązkach ciążących na przedsiębiorcach, którymi warto zainteresować się już dziś.

System zgłaszania nieprawidłowości

Podstawowym obowiązkiem nałożonym na przedsiębiorców przez Dyrektywę o sygnalistach to posiadanie w organizacji systemu do zgłaszania nieprawidłowości. Taki system powinien składać się z kilku kluczowych elementów, o których więcej poniżej.

Kanał do zgłaszania nie prawidłowości

Przede wszystkim należy wybrać lub stworzyć odpowiedni kanał za pośrednictwem, którego każdy będzie mógł poinformować odpowiednie osoby o zaobserwowanych nieprawidłowościach. Taki kanał lub kanały (zgodnie z Dyrektywą) powinny przede wszystkim zapewniać poufność danych sygnalisty. Jednocześnie warto zastanowić się nad możliwością dokonywania anonimowych zgłoszeń, co często jest motywujące by dokonywać odpowiednich zgłoszeń i jednocześnie chroni sygnalistę przed ewentualnymi negatywnymi konsekwencjami. Takim kanałem może być dedykowana skrzynka mailowa, linia telefoniczna lub system internetowy. Ważne by taki kanał był dopasowany do realiów konkretnych organizacji.

Osoba / Zespół odpowiedzialny za odbiór zgłoszeń

Poza kanałem poprzez, który sygnalista będzie mógł dokonać zgłoszenia ważne jest również wyznaczenie osoby lub całego zespołu, który będzie odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń. Takie osoby powinny zostać odpowiednio przeszkolone i przygotowane do prowadzenia postępowań wyjaśniających.

Pisemna procedura i wdrożenie sytemu

Przedsiębiorcy powinni przygotować wewnętrzną, pisemną procedurę, w której wyjaśnione będą możliwe sposoby zawiadamiania o nieprawidłowościach oraz sposób dalszego postępowania. Co ważne Dyrektywa wymaga by nie tylko posiadać system do zgłaszania nieprawidłowości w organizacji, ten system ma być przede wszystkim efektywny. Oznacza to, że system powinien być łatwy w użyciu i dostępny dla wszystkich, a dodatkowo konieczne jest odpowiednie wdrożenie np. poprzez przeszkolenie pracowników.

Wewnętrzne postępowanie wyjaśniające

Po otrzymaniu zgłoszenia sygnalisty osoby odpowiedzialne za ich odbiór powinny rozpocząć postępowanie wyjaśniające. Na początku należy zweryfikować czy otrzymane zgłoszenie można uznać za wiarygodne. Następnie w ciągu 7 dni sygnalista powinien otrzymać informację zwrotną, że jego zgłoszenie zostało przyjęte i jest rozpatrywane. W kolejnych etapach postępowania wyjaśniającego należy zweryfikować zawarte w nim informacje i postarać się wyjaśnić zaistniałą sytuację. W okresie do 3 miesięcy sygnalista powinien otrzymać informacje zwrotną jakie kroki zostały podjęte w związku z dokonanym przez niego zgłoszeniem. Wewnętrzne postępowanie wyjaśniające powinno zakończyć się sporządzeniem raportu oraz rekomendacji dalszego postępowania, z którym powinny zapoznać się osoby zarządzające organizacją. Dodatkowo przedsiębiorcy powinni prowadzić rejestr wszystkich otrzymanych zgłoszeń.

Podsumowanie

Unijna Dyrektywa o sygnalistach nakłada na przedsiębiorców wiele obowiązków związanych z wprowadzeniem i wdrożeniem systemu do zgłaszania nieprawidłowości w swojej organizacji. Przepisy zaczną obowiązywać dużych przedsiębiorców w grudniu tego roku, dlatego warto już dziś zacząć przygotowywać swoje przedsiębiorstwo do nowych regulacji. Jeżeli chcą Państwo wiedzieć więcej lub zaplanować proces stworzenia i wdrożenia odpowiedniego systemu zapraszamy do kontaktu z Kancelarią.